Roles en la Agenda
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Administración de la Agenda

En esta página encontrará todo lo que necesita saber para administrar la Agenda

Puede navegar a cualquier lugar de esta página a través de los enlaces:

Crear un evento

El enlace “Crear Evento”  le llevará al menú de creación, que consta de tres pasos:

  • Proporcionar información general
  • Definir Audiencia
  • Proporcionar detalles de la organización del evento
Paso 1 –  Proporcionar Información General

Introduzca el nombre y la descripción, el grado de prioridad, el lugar donde  se va a celebrar…, etc.


El título y el extracto no son múltilingües

Durante el paso uno se configura la frecuencia de la cita. En la ilustración superior se muestra un evento simple: Se ha seleccionado la opción “Solo una vez”, en el campo “Frecuencia”.

Se puede  configurar una serie de eventos combinando la periodicidad con  la  frecuencia. En el ejemplo siguiente se hace una programación semanal que se repetirá tres veces.


Periodicidad

Paso 2 – Definir la Audiencia

El evento podrá ser “Abierto” o “Cerrado”.

Abierto: El evento se limita a los miembros del Grupo de Interés.

Cerrado: El evento puede reunir:

  • Miembros del Grupo de Interés
  • Miembros de cualquier otro Grupo de Interés CIRCA
  • Usuarios Registrados (con identificación), aún sin ser miembros de ningún Grupo de Interés.
Usuarios anónimos (usuarios sin identificación)


Cualquier miembro del Grupo de Interés puede asistir a este evento

En el caso de un evento cerrado,  se le propone hacer una lista de los invitados.


Puede invitar a usuarios internos (CIRCA), y externos

Paso 3 – Proporcionar Detalles de la Organización

En este paso compruebe la información acerca del organizador. Se puede modificar según lo desee, por defecto el líder es el organizador del evento.

Crear una Reunión

Para crear una reunión siga los pasos descritos en el apartado anterior , y una vez hecho esto  puede establecer una relación entre la reunión que se está convocando y una sección de la Biblioteca de su G.I.

Al poner las propiedades de la reunión, también podrá seleccionar un subespacio de la Biblioteca:


También puede no seleccionar un espacio de la Biblioteca

Posteriormente, el espacio relacionado será citado en la página de detalles de la reunión

Los demás aspectos sobre la creación de una reunión son iguales a los de creación de eventos. Las reuniones pueden también ser abiertas o cerradas,  únicas o recurrentes.

Modificar Eventos

Si necesita realizar cambios en la reunión convocada,  podrá hacerlo en el conjunto de propiedades de la reunión a través del panel de acciones del lado derecha en la página de detalles.

Cambiar Información General

Puede modificar casi cualquier dato. Recuerde que no se pueden cambiar las fechas en el caso de una cita múltiple. Tampoco podrá cambiar la zona horaria estándar.

Seleccione “Modificar Información General” de panel de acciones de la página de detalles del evento y realice los cambios.


Menú disponible para el perfil "eveadmin"

Modificar Información de Contacto

Permite modificar los datos de correo electrónico, teléfono, etc.  del contacto. Los cambios introducidos aquí son específicos para la reunión que está convocando. La cuenta de usuario de CIRCA no  se verá afectada.

Modificar la Audiencia

Puede cambiar una audiencia abierta por una cerrada y a la inversa.

Borrar Eventos

Accederá a “Borrar” desde la lista de Acciones mostrada en la página de detalles de cada evento.


Una vez borrada, la reunión desaparece del calendario

  • ¿Qué ocurre con los eventos que se repiten? ¿Debo borrar toda la cita?
  • Tendrá la opción de borrar citas individuales o  bien el conjunto,  tal como se muestra a continuación.

Hemos convocado una reunión que debe repetirse diariamente entre el 1 y el 3 de Mayo de 2009.


La reunión se celebrará en tres ocasiones

Por alguna razón, tenemos que cancelas la cita del sábado 2 de Mayo.  Visualizaremos el calendario y pulsaremos el enlace “-14:00 M” en la celda con etiqueta “2”.  Una vez hecho esto visualizaremos los detalles de la reunión. Seleccionamos  “Borrar” de la lista de acciones.  Se nos preguntará que deseamos borrar.


Puede borrar una ocurrencia o bien todas

Seleccionamos  “Borrar esta ocurrencia” y confirmamos la operación.


Una vez hecho, la segunda cita de Mayo ha sido borrada del calendario

Si alguna vez cancela la primera cita, los detalles de la reunión se refrescarán con la fecha de la siguiente ocurrencia. El campo “fecha comienzo” no se actualizará.